Anche in un ufficio con scrivanie di misura standard, scriveva Edward T. Hall nel 1966, la sedia dell'ospite sta a otto o nove piedi da chi siede dietro il piano: fra 2,4 e 2,7 metri. A quella distanza, osservava, la conversazione prende un carattere più formale. Il 27 ottobre ORGATEC apre a Colonia con il motto «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world». Condivido la meta, e vorrei aggiungere una riga: una stanza è già una relazione.
L'organizzatore spiega il motto così: digitalizzazione, modelli ibridi, sostenibilità e una domanda crescente di collaborazione stanno cambiando il modo in cui si pensano gli spazi, e la fiera, fino al 30 ottobre, vuole mostrare come ambienti puramente funzionali possano diventare luoghi di autentica connessione. A Colonia andrò da visitatore, per guardare e per imparare, e ci arrivo con la convinzione che il viaggio dalle stanze alle relazioni sia più breve di come lo si racconta. La distanza fra due sedie, l'angolo a cui due persone si incontrano attorno a un tavolo e i metri che separano una scrivania dall'altra orientano il modo in cui quelle persone si parleranno, e lo fanno dal giorno in cui i mobili vengono scelti. Chi decide un tavolo decide, anche senza pensarci, il tono delle conversazioni che vi si terranno.
A sostenerlo sono tre ricerche pubblicate fra il 1965 e il 1977, che vale la pena leggere insieme. Nessuna parla di mobili, eppure dicono molto su come si arreda: osservano dove le persone scelgono di sedersi e a che distanza si tengono.
La scrivania sceglie il registro della conversazione
Il libro di Hall si intitola The Hidden Dimension ed è dedicato alle distanze che le persone tengono fra loro. Una di queste è la distanza sociale, e la sua fase lontana va da sette a dodici piedi, fra circa 2,1 e 3,7 metri. Hall scrive che le conversazioni d'affari e quelle sociali condotte a quella distanza hanno un carattere più formale di quelle che si svolgono nella fase vicina, e aggiunge un'osservazione che riguarda da vicino chi arreda uffici: le scrivanie delle persone importanti sono abbastanza grandi da tenere i visitatori proprio alla distanza sociale lontana.
Leggo in quella pagina un'avvertenza utile a chiunque stia scegliendo il proprio ufficio. La profondità del piano e lo spazio lasciato davanti fissano a quale distanza siederà l'ospite, e con essa il registro in cui si parlerà. Una scrivania ampia porta l'incontro sul terreno della forma, ed è una scelta giusta quando la forma serve. Per le conversazioni in cui si costruisce fiducia, a mio avviso, conviene prevedere anche un altro posto dove sedersi, più vicino, lontano dal piano di lavoro.
Due settimane fa, a proposito della scrivania direzionale e dello studiolo, ho scritto di ciò che una stanza racconta di chi la abita. Hall sposta lo sguardo su ciò che la stanza fa accadere fra due persone.
Il tavolo prepara la riunione prima che cominci
Quando si scelgono i tavoli per sale riunioni, la domanda sul numero di posti viene dopo un'altra: quante persone potranno sedersi d'angolo o una accanto all'altra, e quante saranno costrette a guardarsi da un lato all'altro del piano?
La ragione sta in uno studio pubblicato nel 1965 da Robert Sommer sulla rivista Sociometry, dal titolo Further Studies of Small Group Ecology. Per capire come i gruppi si dispongono, Sommer osservò coppie di studenti in una mensa, dove parlarsi era incoraggiato, e in una biblioteca, dove non lo era: in mensa le coppie sceglievano di sedersi una di fronte all'altra, in biblioteca a distanza. Poi misurò con alcuni questionari le preferenze di posto a seconda di ciò che si doveva fare insieme. In generale chi conversa senza impegno preferisce il posto d'angolo; chi collabora, il posto a fianco dell'altro; chi lavora ognuno per conto proprio, posti distanti; chi è in competizione, il posto di fronte. Sommer discute anche il ruolo del contatto visivo nel regolare queste disposizioni.
Lo stesso tavolo, dunque, può ospitare rapporti diversi secondo dove ci si siede. Le preferenze raccolte da Sommer vengono da uno studio di sessant'anni fa e non vanno prese come una legge. Chi presiede una riunione in cui deve convincere ha però motivo di chiedersi se la geometria del tavolo non stia preparando un confronto proprio là dove lui cerca un accordo.
La pianta decide chi parla con chi
La terza ricerca guarda l'intera pianta. Thomas J. Allen studiò come circola l'informazione tecnica nelle organizzazioni di ricerca e sviluppo, e nel 1977 raccolse quel lavoro in Managing the Flow of Technology, pubblicato dalla MIT Press. Misurò con quale probabilità due persone comunicano ogni settimana in funzione della distanza fra le loro postazioni. Che quella probabilità diminuisca con la distanza, scrive, non sorprende nessuno; a sorprendere è la velocità con cui cala. Trent'anni dopo, nel libro scritto con Günter Henn, The Organization and Architecture of Innovation, torna un grafico che mostra la probabilità di comunicazione in calo al crescere della distanza.
Fra i temi del festival sulla cultura del lavoro che si tiene dentro ORGATEC c'è «Connected Cultures», presentato come collaborazione ibrida e culture aziendali che uniscono. Dal lavoro di Allen traggo una conclusione mia: la connessione comincia da una misura in metri. Le persone che devono parlarsi ogni settimana vanno messe vicine, e gli arredi per spazi collaborativi servono soprattutto nel punto della pianta in cui quei percorsi si incrociano.
Le misure di una relazione, in breve
Distanza sociale, fase lontana. Da sette a dodici piedi, circa 2,1-3,7 metri: le conversazioni hanno un carattere più formale (Hall, 1966).
Davanti a una scrivania. Con un piano di misura standard la sedia dell'ospite sta a otto o nove piedi, circa 2,4-2,7 metri, da chi siede dietro (Hall, 1966).
Attorno a un tavolo. D'angolo per conversare, fianco a fianco per collaborare, lontani per lavorare ognuno per sé, di fronte per competere: sono le preferenze raccolte da Sommer (1965).
Fra una postazione e l'altra. La probabilità di comunicare ogni settimana cala con la distanza, e più in fretta di quanto ci si aspetti (Allen, 1977).
Cosa guarderò a Colonia
Arriverò a ORGATEC con due domande da fare a ogni tavolo e a ogni scrivania. Dove si siede chi deve ascoltare, rispetto a chi deve decidere? E a che distanza resta l'ospite, quando la conversazione dovrebbe essere di fiducia? Valgono per ogni ufficio, e non soltanto per uno stand. Il beneficio di rispondervi bene si misura in cose piccole e quotidiane: una riunione in cui chi deve trovare un accordo non siede davanti all'altro come davanti a un avversario, e un ospite che nella tua stanza si sente accolto più che esaminato.
Le relazioni si progettano in centimetri, molto prima che in parole. La fiera di quest'anno ha il merito di metterle al centro, e il motto ha ragione a chiedere spazi capaci di reggere un mondo che cambia. Resta vero che la prima relazione di un ufficio la stabilisce il giorno in cui qualcuno decide dove mettere un tavolo.
Risposte rapide
Quando si svolge ORGATEC 2026? A Colonia, dal 27 al 30 ottobre 2026. Il motto scelto dall'organizzatore è «From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world».
Che cosa dice Edward T. Hall della scrivania? In The Hidden Dimension (1966) scrive che le scrivanie delle persone importanti sono abbastanza grandi da tenere i visitatori alla fase lontana della distanza sociale, da sette a dodici piedi, dove la conversazione ha un carattere più formale.
Come si preferisce sedersi per collaborare attorno a un tavolo? Secondo lo studio di Robert Sommer pubblicato su Sociometry nel 1965, chi collabora preferisce sedersi fianco a fianco, chi conversa l'angolo, chi compete il posto di fronte.
La distanza fra le postazioni cambia la comunicazione in ufficio? Negli ambienti di ricerca e sviluppo studiati da Thomas J. Allen (Managing the Flow of Technology, 1977) la probabilità di comunicazione settimanale fra due persone diminuisce con la distanza, e più rapidamente di quanto ci si aspetti.