Aggiornato il 12 ottobre 2026
In Italia la normativa sull'arredo d'ufficio sta su due piani. Il primo è di legge: nel decreto 81/2008 l'Allegato XXXIV spiega al datore di lavoro come deve essere la postazione di chi lavora al computer, senza nominare né prodotti né norme tecniche. Il secondo sono le norme UNI EN, una famiglia per ogni tipo di mobile (scrivanie, sedie da lavoro, sedute per ospiti, tavoli, contenitori, schermi divisori): sono volontarie, servono a dimostrare con prove di laboratorio che un mobile ha le caratteristiche richieste, e diventano obbligatorie quando a comprare è un ente pubblico, attraverso i criteri ambientali minimi. Intorno ci sono due regole sui materiali: la reazione al fuoco dei mobili imbottiti, fissata dalla regola antincendio degli uffici, e dal 6 agosto 2026 il limite europeo alla formaldeide che un mobile può rilasciare.
Questa guida è la mappa. Per ogni regola trovi a cosa serve, chi la deve rispettare e cosa chiedere al fornitore; i numeri di dettaglio stanno nelle guide dedicate, che richiamo dove servono.
La legge descrive la postazione e lascia libero il mobile
L'allegato ha un titolo asciutto, «Videoterminali», e due capitoli che interessano chi arreda. Il primo riguarda le attrezzature: schermo, tastiera e mouse, piano di lavoro, sedile, computer portatili. Il secondo riguarda l'ambiente: spazio, illuminazione, rumore, radiazioni, microclima. Il datore di lavoro, per l'articolo 174, organizza e predispone i posti di lavoro al videoterminale secondo questi requisiti minimi: è lui il destinatario dell'obbligo, ed è a lui che serve sapere che cosa comprare.
Chi cerca nella legge una lista di mobili da comprare trova invece risultati da ottenere, e qualche sorpresa. Del piano chiede che rifletta poco la luce (il testo parla di «basso indice di riflessione»), che stia fermo e che sia abbastanza grande da disporre con libertà schermo, tastiera, documenti e accessori. Sul materiale del piano non dice nulla: conta che il piano non rifletta e non traballi, qualunque sia la superficie. Nemmeno il colore è regolato. L'unico accenno sta nella parte sulla luce, che mette le pareti chiare, insieme alle attrezzature dello stesso tono, fra le possibili cause di abbagliamento per chi guarda lo schermo.
Messi in fila, gli elementi di arredo e di allestimento che la legge chiede in una postazione al computer sono questi:
1. Un piano di lavoro stabile e poco riflettente, con spazio per le gambe, per il sedile e per gli avambracci appoggiati mentre si digita.
2. Un sedile girevole, regolabile in altezza, che si sposti senza fatica, con lo schienale da regolare per altezza e pendenza, pensato per la zona dorso-lombare.
3. Un poggiapiedi, se il lavoratore lo vuole.
4. Il supporto per i documenti, che deve essere stabile e regolabile.
5. Per chi lavora a lungo sul portatile, mouse e tastiera separati, più un supporto che alzi lo schermo fino alla posizione corretta.
6. Una copertura regolabile alle finestre e una luce, generale e da tavolo, sufficiente al lavoro da fare.
Ogni riga ha un effetto su chi siede. Il piano poco riflettente risponde alla stessa logica per cui l'allegato vuole opaca anche la tastiera, «onde evitare i riflessi»; con tastiera e mouse staccati, lo schermo del portatile sale sul suo supporto mentre le mani restano comode sul piano. Le misure vere e proprie, dall'altezza del piano alla distanza dello schermo, le trovi nel saggio sull'altezza giusta del piano e nella guida alla scrivania multipostazione. I requisiti del sedile, presi uno per uno, li commenta riga per riga la guida dedicata, sedie ufficio a norma di legge, che è il passo successivo per chi deve comprare sedute.
Le norme UNI EN dicono come si prova un mobile
Nel testo della legge non compare alcuna norma tecnica. Le norme UNI EN fanno il lavoro opposto: non stabiliscono chi è obbligato, stabiliscono come si misura e come si mette alla prova un mobile, con dimensioni, carichi e cicli ripetuti. Sono volontarie, e per chi compra trasformano una promessa in un rapporto di prova. Questa è la situazione del catalogo UNI a ottobre 2026, tipo per tipo:
1. Scrivanie e tavoli da lavoro: UNI EN 527-1:2011 per le dimensioni, UNI EN 527-2:2019 per sicurezza, resistenza e durata. La parte 3, del 2003, è ritirata senza sostituzione.
2. Sedie da lavoro in ufficio: UNI EN 1335-1:2022, che recepisce la EN 1335-1 del 2020 con l'emendamento del 2022, e UNI EN 1335-2:2018.
3. Sedute per visitatori e altre sedute non domestiche: UNI EN 16139, oggi nell'edizione 2025, che esclude in modo esplicito le sedie da ufficio.
4. Tavoli non domestici, compresi quelli con parti in vetro: UNI EN 15372:2024.
5. Mobili contenitori: UNI EN 16121:2024 per i requisiti, UNI EN 16122:2012 per i metodi di prova.
6. Schermi divisori per ufficio: UNI EN 1023-2 e UNI EN 1023-3, entrambe del 2001.
7. Luce dei posti di lavoro: UNI EN 12464-1:2021, che considera anche il lavoro al videoterminale.
Usarle è semplice. Quando chiedi un'offerta per delle scrivanie operative, fatti scrivere accanto al modello quali prove ha superato e con quale edizione della norma: una sigla senza anno lascia aperta proprio la domanda che interessa. Per la sala riunioni la norma cambia, perché la EN 527-2 dichiara di non applicarsi agli altri tavoli dell'ufficio e li rimanda alla EN 15372: è questa la sigla da cercare nella scheda dei tavoli per sale riunioni.
Per gli enti pubblici la norma tecnica diventa un obbligo, e il CAM va letto con il catalogo accanto
Per un ente pubblico le norme tecniche smettono di essere una scelta. Il CAM arredi, cioè il decreto ministeriale del 23 giugno 2022 sui criteri ambientali per la fornitura di arredi per interni, reso vincolante nei bandi dall'articolo 57 del Codice degli appalti (D.Lgs. 36/2023), contiene una tabella che assegna a ogni tipo di arredo le sue norme. Per scrivanie e tavoli da ufficio indica la EN 527-1 e la EN 527-2, per gli schermi la EN 1023-2 e la 1023-3, per i tavoli non domestici la EN 15372. Le prove si documentano con le dichiarazioni firmate da un organismo accreditato, che il decreto chiama di valutazione della conformità; cosa debba consegnare chi partecipa alla gara lo spiega nel dettaglio l'articolo del nostro magazine sui CAM arredi.
C'è però un dettaglio da conoscere prima di scrivere o di leggere un capitolato. Per i mobili contenitori la tabella del 2022 indica la UNI EN 14073-2, la 14073-3 e la 14074. Nel catalogo UNI di oggi la prima risulta ritirata con sostituzione, le altre due ritirate senza sostituzione. Poche righe più sotto, la stessa tabella cita la UNI EN 16121 per i contenitori non domestici: il sommario UNI dell'edizione 2017 escludeva dal campo i contenitori da ufficio, quello dell'edizione 2024 non li esclude più.
Il decreto è rimasto fermo, le norme no. Chi prepara la gara fa bene a scrivere quale edizione accetta, e chi offre a dichiararla per esteso: la verifica dei documenti diventa un confronto fra due sigle invece che una discussione.
Reazione al fuoco: la classe 1 IM riguarda i mobili imbottiti, e non tutti gli uffici
La regola antincendio degli uffici è il DM 22 febbraio 2006, che vale per i locali con oltre 25 persone presenti. Al punto 5.2, dedicato alla reazione al fuoco, gli arredi compaiono in una riga sola, la lettera e): mobili imbottiti in classe 1 IM. I tendaggi hanno una regola a parte. Il decreto divide gli uffici per numero di presenze e richiama quel punto per quelli di nuova realizzazione da 101 presenze in su, compresi gli uffici che si insediano in edifici esistenti e quelli sottoposti a ristrutturazione sostanziale; per quelli da 26 a 100 non è fra i punti richiamati. Negli uffici esistenti soggetti ai controlli dei Vigili del fuoco la riga si applica, ma il decreto permette di continuare a usare i mobili imbottiti che erano già in uso quando è entrato in vigore.
Una lettera circolare dei Vigili del fuoco dell'8 maggio 2007 chiarisce due casi utili a chi progetta un ufficio. Gli schermi che separano le postazioni, non fissati né al soffitto né al pavimento, sono assimilati agli arredi e non devono soddisfare i requisiti del punto 5.2. Le pareti a tutta altezza restano fuori da questo chiarimento: chi le sceglie fra le pareti divisorie ufficio fa la domanda al progettista antincendio dell'edificio. Gli armadi ordinari, profondi di norma non oltre 60 centimetri, non contano come archivi, anche se ciò che contengono pesa sul carico di incendio del locale.
Due avvertenze ancora. Il DM del 2006 ha un'alternativa, il DM 3 agosto 2015, detto Codice di prevenzione incendi, e la nota della Direzione centrale per la prevenzione dei Vigili del fuoco che accompagna il testo coordinato avverte che l'uno esclude l'altro: quale dei due si applichi lo stabilisce il progetto antincendio dell'edificio. E la classe 1 IM, legata all'omologazione prevista dal DM 26 giugno 1984, non coincide con le prove europee della serie EN 1021: la UNI EN 1021-1, per esempio, misura soltanto se una combinazione di rivestimento e imbottitura prende fuoco a contatto con una sigaretta accesa, non il comportamento del mobile finito. Per i divani della reception e le poltrone attesa, la domanda giusta è quale classe chiede il progetto e se la scheda del prodotto la riporta.
Formaldeide: dal 6 agosto 2026 c'è un limite europeo per i mobili
La regola più recente arriva dal regolamento europeo sulle sostanze chimiche. Con il Regolamento (UE) 2023/1464 la formaldeide è entrata nell'allegato XVII del REACH: dal 6 agosto 2026 un mobile, o un oggetto in legno e derivati, entra sul mercato dell'Unione soltanto se nella camera di prova ne rilascia al massimo 0,062 milligrammi per metro cubo d'aria. Il limite riguarda il prodotto intero, non il solo pannello, e non si applica ai mobili usati.
Il numero ha un precedente. Il CAM arredi del 2022 chiedeva già ai pannelli in legno delle forniture pubbliche di restare entro 0,062 mg/m³, misurati con il metodo della UNI EN 717-1, e dà punteggio in gara a chi offre pannelli NAF, cioè senza formaldeide aggiunta. Il regolamento europeo contiene anche un'esclusione da leggere con attenzione: gli articoli destinati soltanto a un uso industriale o professionale, purché la formaldeide che rilasciano non esponga il pubblico. In un ufficio dove entrano clienti e visitatori, invece di discutere se l'esclusione si applichi, conviene chiedere al fornitore il valore di emissione del mobile. È l'aria che respira chi ci lavora ogni giorno.
Chi risponde di che cosa
Le responsabilità stanno in mani diverse. La postazione conforme all'allegato è un obbligo del datore di lavoro. Le prove secondo le UNI EN si fanno in laboratorio sul mobile del produttore; nelle gare pubbliche la dichiarazione di conformità la rilascia un organismo accreditato. Nelle gare pubbliche la stazione appaltante scrive i criteri ambientali nel bando e controlla le dichiarazioni. La classe di reazione al fuoco dei mobili imbottiti discende dal progetto antincendio dell'edificio. A chi vende l'arredo, come facciamo noi, tocca portare al cliente i documenti giusti, aggiornati all'edizione in vigore.
Prima di firmare un ordine, ecco le cinque domande da fare:
1. Per quale persona e per quale lavoro è la postazione? La legge ragiona sul posto di lavoro, non sul catalogo.
2. Quali norme UNI EN ha superato il mobile, e in quale edizione?
3. Se compra un ente pubblico, le dichiarazioni vengono da un organismo accreditato e coprono tutte le norme che la tabella CAM indica per quel tipo di arredo?
4. Per poltrone e divani imbottiti, quale classe di reazione al fuoco chiede il progetto, e la scheda la riporta?
5. Quanta formaldeide rilascia il mobile, misurata come prevede il regolamento europeo?
Con queste cinque risposte scritte nel preventivo, due offerte si confrontano voce per voce, e la conformità smette di essere un atto di fede.
Risposte rapide
Quali leggi e norme valgono per l'arredo da ufficio? Il decreto 81 del 2008, con l'Allegato XXXIV, per la postazione al videoterminale; le norme UNI EN per tipo di mobile (527 scrivanie, 1335 sedie da lavoro, 16139 sedute per visitatori, 15372 tavoli, 16121 contenitori, 1023 schermi); il DM 22 febbraio 2006 per la reazione al fuoco negli uffici con oltre 25 persone; il Regolamento (UE) 2023/1464 per la formaldeide.
Le norme UNI EN sono obbligatorie per i mobili da ufficio? Per un acquisto privato sono volontarie: la legge chiede requisiti, non certificati. Negli appalti pubblici diventano obbligatorie attraverso il CAM arredi del 2022, che il Codice degli appalti, all'art. 57, rende vincolante.
Che cosa deve avere per legge una postazione d'ufficio? Un piano stabile e poco riflettente, un sedile regolabile e girevole con schienale per la zona dorso-lombare, il poggiapiedi a richiesta, un supporto per i documenti, mouse e tastiera separati per chi lavora a lungo sul portatile, finestre schermabili e luce sufficiente.
Serve la classe 1 IM per i mobili imbottiti dell'ufficio? Secondo il DM 22 febbraio 2006 sì negli uffici di nuova realizzazione o ristrutturati con oltre 100 presenze e in quelli esistenti soggetti ai controlli dei Vigili del fuoco, dove però si possono tenere gli imbottiti già in uso; fino a 100 presenze il punto non è richiamato. Se l'edificio applica invece il Codice antincendio del 2015, decide il suo progetto.
Che limite di formaldeide vale per i mobili dal 2026? Dal 6 agosto 2026, per il Regolamento (UE) 2023/1464, un mobile nuovo entra sul mercato europeo solo se nelle condizioni di prova previste non supera 0,062 mg/m³ di formaldeide.
La UNI EN 14073-2 sui contenitori da ufficio è ancora valida? Nel catalogo UNI la 14073-2 risulta ritirata con sostituzione, la 14073-3 e la 14074 ritirate senza sostituzione; la UNI EN 16121:2024 non esclude più i contenitori da ufficio dal suo campo.